GUARANT International – Třiadvacet kongresových let

Společnost GUARANT International je pro českou odbornou společnost synonymem kvalitních kongresových služeb. Český skepticismus by předpokládal, že jde o import zaběhnutých organizačních pravidel v rámci pobočky mezinárodní firmy. Opak je pravdou. GUARANT je česko‑slovenská společnost, která prodává své služby zejména zahraničním klientům. O tom, jak se společnost vyvíjela, kam GUARANT International směřuje a co představuje největší překážky při realizaci kongresů v Česku, si MT povídala s generálním ředitelem Ing. Luďkem Vocílkou.

- Pane řediteli, co znamená International v názvu vaší společnosti?

Slovo International vyjadřuje naše mezinárodní působení. Za 22 let naší existence jsme uspořádali v ČR pro zahraniční i domácí klientelu tisíce akcí, od těch menších pro třicet až padesát lidí až po ty opravdu velké, jako bylo například zasedání Mezinárodního měnového fondu a Světové banky v roce 2000. Připomíná také, že akce organizujeme nejen v rámci České republiky, ale i v zahraničí. Těch zahraničních v poslední době přibývá. Navíc jeden ze čtyř společníků aktivně pracuje na Slovensku.

- Čím byl kongres Mezinárodního měnového fondu a Světové banky výjimečný?

V tomto případě jsme organizovali akci, na které se sešel pro nás rekordní počet účastníků (vydali jsme 17 536 visaček). Šlo o akci velmi výjimečnou v mnoha ohledech. Museli jsme například přijmout atypická bezpečnostní opatření, na nichž jsme spolupracovali s Policií České republiky. Jedním z těchto kroků bylo i oznámení, že se konkrétní galavečeře bude konat ve Státní opeře. Demonstrující, ke kterým se to plánovitě doneslo, se na tomto místě sešli k protestu. My jsme však akci plánovali na Výstaviště, kam jsme účastníky sváželi z Kongresového centra metrem, které nestavělo nikde kromě konečné stanice, takže nedošlo k žádné konfrontaci demonstrujících a účastníků zasedání. Takové aktivity si zkusíme asi jen jednou za život.

- Jaké další zvláštní akce jste pořádali?

V rámci předsednictví České republiky v Evropské unii jsme zajišťovali ubytování pro 30 000 osob. V roce 2003 jsme pořádali zasedání Mezinárodního olympijského výboru, kde se rozhodovalo o místě konání Zimních olympijských her 2010. Účastnily se mimo jiné i delegace ministerského předsedy Kanady a státních představitelů protikandidáta – Koreje a Rakouska. Zajímavý byl i Mezinárodní kongres astronautické federace v roce 2010.

- Jak jste se vy osobně dostal k organizaci kongresů?

Myslím, že to byla celkem přímá cesta. Absolvoval jsem na Vysoké škole ekonomické, kde jsem studoval vnitřní obchod. Pak jsem hned v roce 1988 nastoupil do Čedoku. Nejprve jsem pracoval v oddělení pro turistiku v Německu. Po návratu z vojny v roce 1990 jsem se vracel do Čedoku již v zcela jiných podmínkách, a to na oddělení kongresů. Brzy nás napadlo získat „franšízu“ kongresů Čedoku, dělat tyto akce samostatně, ale pod hlavičkou Čedoku. K tomu však kvůli nevyjasněným ekonomickým podmínkám nedošlo. V roce 1991 jsme si tedy založili vlastní společnost, která zpočátku poskytovala služby zahraničním klientům, později pak plný servis profesionální organizace kongresů. Po roce 2003 jsme začali s agendou asociačního managementu, což je výkonný sekretariát, který pro klienta zajišťuje veškeré dílčí aktivity. Dnes nabízíme služby také v oblasti venue managementu: provozujeme konferenční a historické prostory, Kaiserštejnský palác, Malostranský palác, Velkopřevorský palác, Konferenční centrum City, s naší dceřinou společností i restaurace a kavárny v prostorách jako Břevnovský klášter, Národní technické muzeum a Národní technická knihovna.

- Jak se GUARANT rozvíjel?

V počátcích jsme byli dva společníci, každý uměl a dělal všechno, byla to doba plné zastupitelnosti. První velkou investicí byl fax, pak počítače a počítačová síť. Byli jsme při prvních pokusech o registraci účastníků po internetu – už v roce 1994! Pro naše klienty jsme se snažili nabízet vždy ty nejaktuálnější technologie, ať už pro komunikaci, nebo pro přednášky. Již dlouho nabízíme visačky s čárkovým kódem, před čtyřmi lety to byly visačky s radiovým (RFID) čipem a vloni to byly visačky s vizitkou zakódovanou do QR obrazce, který je čitelný i vaším chytrým telefonem. Na loňské gastroenterologické konferenci v Karlových Varech jsme vytvářeli trojrozměrné (3D) prezentace, takže účastníci se speciálními brýlemi mohli sledovat předoperační přípravu pacienta na složitý endoskopický zákrok. Je‑li technika použita správným způsobem, pak velmi pomáhá.

Náš rozvoj nespočíval jen v technice – počty zaměstnanců jsme dnes největší v ČR. Na mnoha akcích spolupracujeme s našimi externími spolupracovníky a v plné sezoně pracuje v našich kancelářích až stovka kongresových entuziastů – bez nadšení a profesionality se naše práce dělat nedá.

- Umíte zajistit i sponzory a jiné služby?

Pokud klient souhlasí, pak se postaráme i o sponzoring. Ideální je, když na získání sponzora spolupracujeme s odbornou společností. My se postaráme o marketingově ideální nabídku dle posledních trendů, ale preferujeme, když je snaha o oslovení sponzorů společná s našimi klienty. Můžeme však nabídnout veškerý servis až po právní zajištění či audit akce.

- České prostředí je mnohdy pro podnikání velmi specifické. Jaké jsou vaše zkušenosti?

I když tvrdím, že limity má člověk jen sám v sobě, přesto jsou okolnosti, které nás v práci brzdí. Již nějakou dobu usilujeme o to, abychom my nebo naši klienti nemuseli vést zbytečnou a přebujelou administrativu týkající se sponzorů a vystavovatelů vyžadovanou nově navrhovaným zněním zákona o reklamě. Jednali jsme s poslanci a senátory a také s ČLS JEP o úpravě zákona tak, aby byl zákon funkční. Usilujeme o změnu v tom smyslu, aby si stát podržel právo vyžádat si informace o konkrétní akci, ale plošně nezaváděl administrativně náročná opatření pod hrozbou sankcí, které by pro malé asociace mohly být likvidační.

Také nepovažuji za korektní zkreslené informace v médiích o tzv. kongresové turistice, kdy jsou kongresy vydávány za jakési lukrativní dovolené za peníze sponzorů. Z několika případů nelze dělat pravidlo o fungování kongresového průmyslu. Kongresy jsou nástrojem vzdělání a komunikace a účastníci jezdí na kongres pro informace, které v konečném důsledku pomáhají pacientům. Je nutné nastavit průhledná a jednoznačná pravidla, ale není možné odsuzovat a očerňovat všechny odborné akce.

Navázali jsme i kontakt s Asociací inovativního farmaceutického průmyslu. Vloží‑li jakákoli farmaceutická firma své peníze do kongresu, nechť je transparentně vidět, na co byly prostředky vynaloženy. Problém je, že nejen národní kongresy nejsou udržitelné bez podpory farmaceutického průmyslu. Ideální by bylo, kdybychom mohli zvednout registrační poplatek na 10–15 tisíc korun a obejít se tak bez sponzorů. Ale v těchto podmínkách je v ČR kongres nerealizovatelný a takový model by poškodil všechny.

- Kam chcete společnost dovést?

Mou ambicí je dostat nás do top pěti firem v rámci Evropské unie. Chceme soutěžit na otevřeném prostoru, který tu máme od roku 2004 a který udal směr také za hranice ČR, tedy do Evropy. Po úspěchu s gastroenterologickým kongresem v roce 2004 jsme organizovali část kongresu v Kodani v roce 2005. V roce 2011 jsme zajišťovali dermatologický kongres pro 1 200 lidí v Petrohradě, kongres pro 500–600 účastníků v Tbilisi (Gruzie), v Budapešti, v Bratislavě, Černé Hoře. Umějí‑li naši lidé zorganizovat akci v těchto destinacích, budou úspěšní kdekoli na světě. Vloni jsme organizovali psychiatrický kongres ve Vídni a na základě úspěchu světového kongresu WONCA nás oslovila jordánská společnost, která má zájem uspořádat s námi regionální konferenci WONCA v Amánu.

- Co vám v poslední době udělalo největší radost?

Perfektní zajištění akce je samozřejmostí, ale stejně obtížné, možná ještě obtížnější je akci získat. Jako vzor nadšeného úsilí může sloužit aktivita profesora Cvachovce, který se ve spojení s námi utkal s velmi silnými konkurenty v boji o kongres anesteziologické medicíny v roce 2020. Na posledním kongresu v Buenos Aires proti sobě stály tři kandidátské společnosti – Americká anesteziologická společnost s podporou svých 50 tisíc členů a ročním rozpočtem 40 milionů dolarů (po přepočtu zhruba 800 milionů Kč), britská Královská anesteziologická společnost se svou pětašedesátiletou tradicí a desítkami zaměstnanců v sekretariátu. Proti nim stál profesor Cvachovec, prezident společnosti tisíckrát menší, než je americká, společnosti, jejíž kongresové zázemí tvoří jeden člověk v kanceláři GUARANTU. Soupeři se proti nám v Buenos Aires postavili se značnou dávkou sebevědomí a nadhledu, že je příjemné se potkat s někým zajímavým, nicméně bez šance, protože je jasné, kdo kongres získá. Jejich prezentace provázely proklamace, co se stane, když USA či Británie vyhraje, a svá vítězství považovali za naprostou samozřejmost.

Nakonec vyhrála Praha. Bylo to, jako kdyby Viktoria Plzeň vyhrála Ligu mistrů ve fotbale. Prostě něco, co se teoreticky vůbec stát nemůže, ale ono se to stalo. Rozhodlo velké nadšení a nasazení lidí z ČSARIM a GUARANTU, kteří udělali velmi mnoho pro lobbing, vyrobili propagační a informační materiály a prezentovali nabídku, která přesvědčila mezinárodní výbor. Chtěl bych vyzvednout práci pana profesora Cvachovce, pana profesora Černého a dalších spolupracovníků. Kdyby se tomu v osobní rovině nevěnovali a neměli ambice mezinárodní kongres do Prahy přivést, tak by se tu nic nekonalo.

Zdroj: MT