Přeskočit na obsah

Implementace NIS „po telefonu“

Epidemie covidu‑19 v naší republice urychlila elektronizaci zdravotnictví. Jedním takovým případem je do té doby těžko představitelná „distanční“ implementace nemocničního informačního systému (NIS). Kdo implementaci NIS na pracovišti zažil, ví, jaké nároky na organizaci, čas pracovníků a komunikaci mezi mnoha aktéry tento proces vyžaduje. O to větší nároky klade na pracovníky informatiky vzdálená implementace. Nemocnice Jihlava a dodavatel NIS firma STAPRO si takovou distanční implementací prošli. Šlo o první kompletně distanční implementaci v ČR. Jak lze takový úkol zvládnout, popisuje náměstek pro informatiku a kybernetickou bezpečnost Nemocnice Jihlava Mgr. David Zažímal.

  • V nadsázce jste říkal, že jste implementovali NIS do vaší nemocnice po telefonu. Je to velká nadsázka? A jde to vůbec?

Pamatuji se, že jsem to řekl na nějaké konferenci, a i když jsme používali aplikaci MS Teams, jako nadsázku jsem to vlastně nemyslel. A protože jsme tento způsob komunikace používali od začátku do konce implementace, byl NIS skutečně „po telefonu“ implementován. Osobní návštěvy proběhly všehovšudy dvě. První někdy v červenci 2021, když jsme podepisovali se zástupci dodavatele smlouvu a zahajovali projekt. Do velké zasedačky byli pozváni primáři a vrchní sestry a společně jsme jim představili zástupce dodavatele a celý projekt. A pak se setkal jeden náš garant a konzultant společnosti STAPRO, aby si ujasnili jeden z požadavků, a to byla druhá a poslední osobní návštěva. Pak jsme se osobně viděli až při podpoře rozjezdu, to bylo 1. 3. 2022.

Ale abych odpověděl na druhou část dotazu, distanční implementace má své pozitivní i negativní stránky, ale jde to. Nemocnice Jihlava byla první, kde celá implementace proběhla distančně, a museli jsme proto hodně zapracovat na procesech. Důkazem toho, že taková implementace je možná, jsou i ostatní krajské nemocnice Kraje Vysočina. U nás to dopadlo výborně.

  • Co bylo pro vás jako člověka, který měl z pohledu IT implementaci na starosti, nejtěžší?

Za mne to byly asi dvě věci. Zaprvé jsme museli udělat prakticky v hodinách rozhodnutí, jak budeme postupovat, protože jsme si do poslední chvíle mysleli, že vše proběhne standardním způsobem s fyzickou přítomností všech zúčastněných. Ze dne na den se to změnilo, důvodem byla druhá vlna covidu‑19. U nás to bylo o to těžší, že nemáme na starosti jen NIS, ale museli jsme řešit i interpersonální komunikaci v nemocnici. Museli jsme v rámci nemocnice řešit například digitalizaci řady jiných procesů a pro jiné systémy, abychom tyto procesy pokud možno zjednodušili a aby byly využitelné distančně. Nápor byl skutečně velký, navíc komplikovaný občasnými výpadky lidí, kteří byli v karanténě. I když pracuji v IT Nemocnice Jihlava již víc než 25 let, toto byl největší projekt, který jsem realizoval, a to nejen počtem zúčastněných, ale i přesahem NIS do mnoha dalších agend a procesů v nemocnici.

Když jsem se dohodli s projektovým manažerem firmy STAPRO, že se pokusíme vše udělat na dálku a „po telefonu“ s využitím Teams, museli jsme během dnů adoptovat novou technologii a procesy. Navíc jsme věděli, že když se to nepovede v naší nemocnici, nebudou následovat ani ostatní čtyři nemocnice a celý projekt skončí nezdarem. To jsme samozřejmě nechtěli připustit, takže zodpovědnost, kterou obě strany nesly, byla opravdu veliká.

Navíc limitující nebyly jen další nemocnice, které následovaly v řadě po naší nemocnici s pevně daným harmonogramem, ale tlačilo nás i něco jiného. Ve starém NIS končila do konce roku podpora vykazování, které se měnilo na CZ‑DRG. Takže my jsme potřebovali díky přechodnému období, ve kterém se dalo vykazovat zpětně, nejpozději od začátku března vykazovat v novém NIS. Déle už to nešlo odložit, to byl nejzazší termín, a ten se podařilo splnit.

Druhou těžkou věcí bylo udržovat všechny zúčastněné v morální kondici, aby se vše nerozsypalo. Měnili jsme jim nástroj, se kterým zdravotničtí uživatelé denně pracují. A to ještě přecházeli z alfanumerického systému na windowsový „klikací“ systém, to je pro uživatele opravdu velký skok. Proto jsme museli ještě předřadit adopční kampaň pro práci s počítačem, někdy bylo nutné udělat i skutečně základní kursy. Motivovali jsme proto zaměstnance, aby necítili jako ostudu to, že v prostředí Windows neumějí pracovat.

Zdravotníci měli někdy pocit, že pořízení nového NIS není jejich starost, ale že je to starost oddělení IT. My jsme se je samozřejmě snažili přesvědčit, že oni budou uživatelé nového NIS a že si musejí říct, co od systému očekávají a jak chtějí systém nastavit. Musela to být tedy taková rovnováha, abychom po nich nechtěli víc, než je nutné, a maximálně jim pomohli, ale zároveň je přesvědčili, že návštěvy primariátů a oddělení a komunikace s konzultanty – byť distanční – jsou nezbytné. Ne zcela všichni to vzali za své, ale obecně jsem přesvědčen, že to klaplo. Velkou roli v tom sehrála podpora managementu nemocnice v čele s ředitelem. Také jsme měli velmi dobrý tým garantů, který pracoval na výbornou a který dokázal udržet implementaci a požadavky uživatelů v rozumných mantinelech. Protože nejhorší, co se mohlo stát, že by se uživatelé obrátili proti nám a odmítli by se podílet na nastavení systému. Pak prostě není možné systém rozumně implementovat a nastavit.

A samozřejmě jsme se snažili všechny zaměstnance o chystaných změnách maximálně informovat, vznikl proto interní web, který se věnoval pouze tomuto projektu, aby měli uživatelé všechny informace na jednom místě. Ať už to byl postupný harmonogram, dokumenty, návody, školení a tak dále. Tohle bylo pro nás nové a hodně náročné.

Pro vaši představu, někde mám uložen printscreen, kde je vidět, že celý tým tvořilo 270 členů, se kterými bylo nutné komunikovat. Pro tým bylo vytvořeno 27 uzamčených kanálů, do kterých mohli určití lidé z tohoto velkého týmu dle přidělených práv. Byli to lidé od krajských zástupců, zástupců dodavatele, kterých bylo 70, lidé z IT, garanti za oblasti z řad nemocnice. Ta matice byla obrovská, velké mraveniště lidí pohybujících se mezi kanály a relacemi. Nejhorší pro mne bylo, že jsem musel sledovat dění ve všech 27 kanálech a občas jsem na něco musel reagovat v jeden čas. To byla opravdu velká a vysilující práce.

Mělo to ale i svou i výhodu. Všechno bylo na jednom místě, a protože jsme dělali záznamy, všechno, co se řeklo nebo projednalo, bylo dokumentováno. Proto byl záznam důležitý, vedly se tam úkoly, zápisy, daly se ukládat printscreeny. To by při osobních schůzkách asi nebylo, a navíc se toho dalo dělat hodně najednou i z toho důvodu, že pracovníci dodavatele nemuseli dojíždět a ušetřený čas věnovali komunikaci se zástupci nemocnice.

Asi nejtěžší byla jak počáteční adopce technologií, tak nového způsobu komunikace. Zpočátku jsme museli věnovat hodně úsilí uživatelům, vybavit je technikou, naučit je, jak s tím pracovat. Naštěstí máme ve svých řadách lektora ICT, který udělal videonávody, školení v učebnách, a měli jsme proto velké štěstí, že se uživatelé s takovouto komunikací seznámili dříve, než jsme „naostro“ začali.

  • Je toho hodně, co byste s odstupem času provedli jinak?

To je otázka, o které jsem již několikrát přemýšlel. Není moc věcí, které bych měnil. Není to samochvála, vím, že to byla společná práce 270 lidí na různých stranách, a to, že se to povedlo v době, kdy tu byl covid‑19, kdy pro většinu lidí se jednalo o novou komunikaci a kdy se jim měnil zásadní systém, považuji za obdivuhodné. Domnívám se, že moc efektivněji a aktivněji již to nešlo. Byly to měsíce práce nejen v pracovní době, ale celý tým garantů pracoval i řadu večerů, a to včetně projektového manažera STAPRO, se kterým jsme si i ve večerních hodinách volali a domlouvali další postup. Bylo to náročné, ale v té chvíli normální.

Spousta věcí se urychlila, i dnes máme dle statistik 1 400 aktivních uživatelů Teams. Takže situace donutila lidi tímto nástrojem více komunikovat, řadu nástrojů zavedených během covidu využívají i nadále, z čehož máme samozřejmě radost.

Možná kdybych měl něco měnit, ale to se teď lehce zpětně říká, možná bych byl větší detailista v nahrávání a využívání záznamů a zápisů, to by se asi dalo využít s chladnou hlavou lépe. Ale tenkrát nás velmi tlačil čas a nejde o zásadní změny.

Za zmínku stojí jistě i to, že to nebyla jen analýza a implementace, které probíhaly distančně, ale bylo to i školení. To trvalo tři neděle a nebylo to jednoduché, protože akce vyžadovala velkou přípravu. Měli jsme připraven celý potřebný background a uživatelé měli vše na jednom místě na intranetu. Tam byly připraveny všechny schůzky, aby lidé vizuální viděli, co se kdy bude školit. Když školení proběhlo, měli ve vizuálu odkaz na proběhlé školení, takže si je uživatelé mohli pustit kdykoli ze záznamu. Toho jsme se zpočátku báli, ale nyní mohu říci, že tato forma školení je mnohem efektivnější než hnát všechny lidi po hodinách na učebnu, kde máme asi dvacet počítačů. I kdybychom měli dvě takové učebny, při skoro 1 400 zdravotnických zaměstnancích tak kvalitní vyškolení všech uživatelů NIS v reálném čase je prakticky neřešitelný úkol. Distančním školením, které nemělo limity učebny s dvaceti PC, a novým procesem s nahráváním a zpřístupněním nahraných školení se vše velmi zjednodušilo.

A mělo to ještě jeden pozitivní dopad. Pro školení jsme ani nemuseli připravovat prezenční listinu. Vzhledem k jednoznačnému připojení uživatelů do systému byl přehledný záznam, kdo se kdy jakého školení účastnil. My jsme pak primářům a vrchním sestrám tento přehled vyjížděli, aby si mohli zkontrolovat, kdo se s jakou problematikou neseznámil a bylo by to potřeba.

Velmi pomohlo i nasazení virtuálních desktopů NIS v MS Azure, kde měli uživatelé možnost systém „prozkoumávat“ nejen z nemocnice, ale vzhledem ke covidu i z domova. Toho využilo několik stovek zdravotníků, samozřejmě s odpovídající úrovní zabezpečení. I to se pozitivně projevilo při startu systému.

To celé říkám proto, že toho je opravdu málo, co bych měnil, naopak některé postupy se tak osvědčily, že jsou použitelné i do budoucna, a využily je i ostatní nemocnice našeho kraje.

  • Jak celou implementaci hodnotíte?

Ta otázka vypadá jednoduše, ale je poměrně složitá, pokud bych se pouštěl do hodnocení z více hledisek. Uvedu tedy pouze svůj pohled z perspektivy IT a člověka, který byl u projektu od začátku až do konce.

Měli jsme velkou výhodu, že jsme byli technologicky poměrně připraveni, z toho jsme jistě mohli čerpat. Už v roce 1998 jsme nasazovali doménu nemocnice, to některé nemocnice ještě dnes nemají. Důležitá byla příprava infrastruktury. Vzpomínám, že nasazení 160 nových počítačů nám trvalo téměř rok, kdybychom je pořizovali na poslední chvíli, tak bychom se připravit nestačili. Navíc vše probíhalo již po dlouhém lockdownu, který ovlivnil dodací lhůty. Kdybychom tyto věci neměli s předstihem řešeny a připraveny, nebylo by možné projekt za tak krátkou dobu a v takto velké nemocnici realizovat.

Pozitivní byl i fakt, že jsme již výměnu NIS chtěli a potřebovali. Vysoutěžili jsme NIS, který nám vyhovoval technologicky a který uživatelé při zevrubných prezentacích hodnotili nejlépe. Takže jsme nemohli nadávat na to, co jsme si pořídili.

Pokud vezmeme v úvahu, jak byl projekt složitý, jak moc zasahuje prakticky do všech agend nemocnice, jak moc změna narušuje práci uživatelů, přitom nesmí omezit poskytování péče, a navíc jaký byl způsob komunikace při covidu, tak hodnotím projekt velmi pozitivně. Samozřejmě i zde platí české přísloví „kdo chce psa bít, hůl si vždy najde“ a bylo by určitě možné něco dodavateli vytknout, ale to je v každém projektu.

Celý systém se nasadil a rozjel, byl dokončen včas, nezastavil se provoz a nedošlo k žádné újmě na zdraví pacientů. Nový systém se nenasazoval postupně, spustil se celý v noci z 1. na 2. 3. 2022 a celá nemocnice jela dál. To jsou všechno kritéria, která nelze zpochybnit. A z tohoto pohledu musím říct, že to proběhlo na výbornou, i s vědomím toho, že se mnou někteří uživatelé mohou nesouhlasit.

Systém se rozjížděl se čtrnáctidenní zvýšenou podporou STAPRO, to již s osobní účastí, a již druhý den rozjezdu, 2. 3. 2022, vzniklo, jak mne informovali zástupci STAPRO, nejvíc druhů záznamů v databázi, které se kdy těsně po nasazení NIS podařilo. To dokazovalo, že zafungoval systém školení a že uživatelé již první den využívali systém na maximum. I tak je možné implementaci NIS „po telefonu“ hodnotit.

K VĚCI...

Co se naučili kvůli lockdownu, využívají i dál

Implementace nového nemocničního informačního systému v Nemocnici Jihlava měla probíhat od července 2021. V té době končil dlouhý covidový lockdown, končila povinnost nosit venku roušku i plošná povinnost testování na covid‑19 ve firmách a školách. Optimismus se ale nenaplnil. Záhy po prvním oficiálním setkání manažerů firmy STAPRO a vedení nemocnice začaly počty pozitivních znovu stoupat. „Od té doby jsem začal denně sledovat situaci s covidem a další měsíce tento zvyk ovlivňoval naši práci. Po první schůzce jsem se spojil s náměstkem IT nemocnice a projednali jsme, co by nás při zhoršení situace mohlo čekat. Po informaci o stavu a využívání distančních technologií jsme se velmi rychle rozhodli, že pokud chceme riziko dalšího lockdownu při implementaci eliminovat, nezbývá než od počátku projektu důsledně využívat distanční komunikaci,“ vzpomíná projektový manažer firmy STAPRO Ing. Josef Jílek. Implementace se tak přesunula mimo jiné na platformu Microsoft Teams. „STAPRO již několik let implementuje NIS zčásti distančním způsobem, ale toto byla nová výzva. Věděli jsme, že musíme počítat s možností, že nebude možné, aby probíhaly fyzické návštěvy pracovišť nemocnice ani účastníků projektu mezi sebou. Plánovali jsme tedy ‚totální‘ distanční implementaci. Nakonec proběhla jediná osobní schůzka našeho konzultanta, která byla zároveň až do zahájení podpory ostrého provozu v březnu 2022 tou poslední. Celou dobu tedy probíhala ‚implementace po telefonu‘, jak ji později trefně nazval Mgr. Zažímal,“ říká Ing. Jílek. „Na konci každé implementace v každé nemocnici Kraje Vysočina jsme věřili tomu, že implementace v další nemocnici bude již probíhat standardně, tedy kombinací fyzické a distanční komunikace. Nakonec jsme museli distančně implementovat prakticky všech pět nemocnic, takže příprava nástrojů a procesů v Nemocnici Jihlava se skutečně vyplatila,“ říká Ing. Jílek. „Je třeba říci, že Nemocnice Jihlava byla z pohledu technologické připravenosti i adopce využívání komunikačních nástrojů jednou z nejlépe připravených nemocnic, na jejichž implementaci jsem se jako projektový manažer v posledních letech podílel,“ dodává. Know‑how z této mimořádné doby pomáhá firmě i na dalších implementacích. „Například školení a další edukace plně distanční formou s nahráváním a možností opakovaného přístupu se osvědčilo jako velmi efektivní nástroj, který již pravidelně používáme,“ dodává Ing. Jílek.

Sdílejte článek

Doporučené

Fanatici

7. 2. 2023

Asi 1,3 miliardy lidí na světě kouří, 240 milionů lidí je závislých na alkoholu, 15 milionů lidí na nitrožilních drogách, mnoho lidé je závislých na…